Steuererklärung selber machen: Die Anleitung

Warum es sich fast immer lohnt

Als Angestellter zahlst du jeden Monat Lohnsteuer, die dein Arbeitgeber direkt ans Finanzamt abführt. Diese Lohnsteuer ist nur eine Vorauszahlung, berechnet nach pauschalen Annahmen. Deine tatsächlichen Kosten – etwa für den Arbeitsweg, das Homeoffice oder Fortbildungen – kennt das Finanzamt nicht. Erst mit der Steuererklärung wird abgerechnet, was du wirklich schuldest. Weil die meisten mehr Kosten haben, als die Pauschalen abdecken, gibt es in der Regel Geld zurück.

Laut Statistischem Bundesamt bekommen Steuerzahler mit Erstattung im Schnitt rund 1.000 € zurück. Für einen Nachmittag Arbeit ist das ein guter Stundenlohn.

Muss ich eine Steuererklärung abgeben?

Für viele Angestellte ist die Steuererklärung freiwillig. Verpflichtet bist du unter anderem, wenn

• du verheiratet bist und die Steuerklassen III und V oder IV mit Faktor hast,
• du Lohnersatzleistungen wie Elterngeld, Kurzarbeiter- oder Arbeitslosengeld von mehr als 410 € im Jahr bekommen hast,
• du gleichzeitig mehrere Arbeitgeber hattest (Steuerklasse VI),
• du Nebeneinkünfte, etwa aus Vermietung oder Selbstständigkeit, von mehr als 410 € hattest,
• du dir für den Lohnsteuerabzug einen Freibetrag hast eintragen lassen (mit Ausnahmen bei geringem Arbeitslohn),
• das Finanzamt dich dazu aufgefordert hat.

Auch wenn du nicht musst, lohnt sich die Erklärung fast immer: Wer freiwillig abgibt, bekommt in den meisten Fällen Geld zurück. Ergibt sich doch eine Nachzahlung, kannst du eine freiwillige Erklärung in der Regel zurückziehen, solange der Bescheid noch nicht bestandskräftig ist.

Fristen

Wer zur Abgabe verpflichtet ist und die Frist verpasst, riskiert einen Verspätungszuschlag. Kommst du absehbar nicht rechtzeitig fertig, kannst du beim Finanzamt eine Fristverlängerung beantragen – mit kurzer Begründung, bevor die Frist abläuft.

Diese Unterlagen brauchst du

• Lohnsteuerbescheinigung vom Arbeitgeber (liegt dem Finanzamt meist schon elektronisch vor)
• Steuer-Identifikationsnummer
• Belege über Fahrten zur Arbeit, Arbeitsmittel, Fortbildungen
• Rechnungen für Handwerker und haushaltsnahe Dienstleistungen, inklusive Nebenkostenabrechnung
• Bescheinigungen über Spenden, Versicherungsbeiträge und Kapitalerträge
• Belege über Krankheitskosten, die nicht erstattet wurden

Was du absetzen kannst

Werbungskosten

Alles, was du für deinen Job ausgibst. Ohne Nachweis berücksichtigt das Finanzamt automatisch den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 €. Es lohnt sich also, deine tatsächlichen Kosten zusammenzurechnen, wenn sie darüber liegen. Oft reicht schon der Arbeitsweg.

• Fahrten zur Arbeit: Entfernungspauschale pro Arbeitstag und Kilometer der einfachen Strecke, unabhängig vom Verkehrsmittel. Für 2025 sind es 30 Cent für die ersten 20 km und 38 Cent ab dem 21. Kilometer. Ab 2026 gelten 38 Cent ab dem ersten Kilometer – Stand vor Veröffentlichung prüfen.
• Homeoffice: 6 € pro Tag, höchstens 1.260 € im Jahr. Für Tage im Homeoffice gibt es keine Entfernungspauschale.
• Arbeitsmittel: Laptop, Fachliteratur, Arbeitskleidung, Büromaterial. Computer und Software können im Jahr der Anschaffung voll abgesetzt werden.
• Fortbildung: Kurse, Prüfungsgebühren, Fahrten zu Seminaren, auch ein berufsbegleitendes Studium.
• Bewerbungen und Umzug: Kosten für Bewerbungen und beruflich veranlasste Umzüge.
• Kontoführung: Pauschal werden oft 16 € akzeptiert.

Sonderausgaben

• Vorsorgeaufwendungen: Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung, Rürup-Beiträge, Haftpflicht- und Berufsunfähigkeitsversicherung im Rahmen der Höchstbeträge.
• Spenden und Mitgliedsbeiträge: an gemeinnützige Organisationen. Bis 300 € reicht oft der Kontoauszug als Nachweis.
• Kinderbetreuung: Ein Großteil der Kosten für Kita, Tagesmutter oder Hort, bis zu einem Höchstbetrag pro Kind. Seit 2025 80 %, höchstens 4.800 € – Stand prüfen.
• Kirchensteuer: Gezahlte Kirchensteuer ist voll absetzbar.

Steuerermäßigungen

• Handwerkerleistungen: 20 % der Arbeitskosten, höchstens 1.200 € Steuerermäßigung im Jahr. Gilt auch für Mieter, etwa über die Nebenkostenabrechnung.
• Haushaltsnahe Dienstleistungen: etwa Reinigung, Gartenpflege oder Hausmeister, 20 % der Kosten, höchstens 4.000 € Ermäßigung.

Wichtig: Steuerermäßigungen werden direkt von der Steuerschuld abgezogen und wirken deshalb stärker als Werbungskosten. Voraussetzung ist eine Rechnung und eine Zahlung per Überweisung, nicht in bar.

Außergewöhnliche Belastungen

Krankheitskosten, die die Kasse nicht übernimmt, etwa für Zahnersatz, Brillen oder Medikamente, kannst du als außergewöhnliche Belastung angeben. Sie wirken sich allerdings erst aus, wenn sie eine zumutbare Belastung übersteigen, die vom Einkommen und Familienstand abhängt.

Steuerklassen kurz erklärt

Die Steuerklasse bestimmt, wie viel Lohnsteuer dein Arbeitgeber jeden Monat einbehält. Sie ändert nichts an der Steuer, die du am Ende des Jahres tatsächlich schuldest – zu viel oder zu wenig gezahlte Lohnsteuer wird über die Steuererklärung ausgeglichen.

Für Ehepaare und eingetragene Lebenspartner lohnt sich meist die Zusammenveranlagung. Dabei werden beide Einkommen zusammengerechnet und die Steuer nach dem Splittingverfahren berechnet – das senkt die Steuerlast besonders dann, wenn die Einkommen sehr unterschiedlich sind. Geplante Änderungen bei den Steuerklassen III und V vor Veröffentlichung prüfen.

Kapitalerträge und die Anlage KAP

Zinsen, Dividenden und Kursgewinne werden in der Regel direkt von deiner Bank mit der Abgeltungsteuer belegt. Trotzdem kann sich die Anlage KAP lohnen:

• Sparerpauschbetrag nicht genutzt: Hast du keinen oder einen zu niedrigen Freistellungsauftrag erteilt, holst du dir zu viel gezahlte Steuer zurück.
• Mehrere Banken: Hast du bei einer Bank Verluste und bei einer anderen Gewinne, kannst du sie über die Steuererklärung verrechnen – dazu brauchst du eine Verlustbescheinigung, die bis zum 15. Dezember beantragt werden muss.
• Günstigerprüfung: Liegt dein persönlicher Steuersatz unter 25 %, etwa bei Studierenden oder Rentnern, kann das Finanzamt deine Kapitalerträge mit dem niedrigeren Satz besteuern.
• Ausländische Quellensteuer: Bei ausländischen Dividenden kann eine Anrechnung sinnvoll sein.

So sammelst du Belege das ganze Jahr

Wer erst im Juli alle Unterlagen zusammensucht, vergisst die Hälfte. Einfacher geht es mit einer festen Routine:

1. Lege einen Ordner oder eine digitale Mappe mit Unterordnern an: Arbeit, Wohnen, Versicherungen, Spenden, Gesundheit, Kinder.
2. Fotografiere Belege direkt nach dem Kauf mit dem Handy oder speichere digitale Rechnungen sofort ab.
3. Notiere Homeoffice-Tage und Fahrtage in einem einfachen Kalender.
4. Sieh nach der Nebenkostenabrechnung nach, ob dort Handwerker- und Dienstleistungskosten ausgewiesen sind.
5. Setze dir im Frühjahr einen festen Termin für die Erklärung.

ELSTER oder Steuersoftware?

ELSTER ist kostenlos und offiziell, setzt aber voraus, dass du weißt, welche Formulare du brauchst. Steuersoftware fragt dich verständlich durch alle Themen, weist auf mögliche Abzüge hin, prüft auf Plausibilität und kostet meist zwischen 15 und 45 € – oft selbst absetzbar. Wer eine komplizierte Situation hat, etwa Vermietung oder Selbstständigkeit, kann einen Lohnsteuerhilfeverein oder Steuerberater beauftragen.

In 5 Schritten zur fertigen Erklärung

1. Unterlagen sammeln – am besten das ganze Jahr über in einem Ordner oder digital.
2. Bei ELSTER registrieren oder eine Steuersoftware wählen. Die ELSTER-Registrierung dauert einige Tage, weil der Aktivierungscode per Post kommt.
3. Vorliegende Daten per Belegabruf übernehmen.
4. Werbungskosten, Sonderausgaben und Ermäßigungen eintragen.
5. Erklärung elektronisch abschicken und den Bescheid später mit deinen Angaben vergleichen.

Typische Fehler

• Gar nicht abgeben: Der häufigste Fehler. Viele verschenken jedes Jahr mehrere hundert Euro.
• Den Bescheid nicht prüfen: Auch das Finanzamt macht Fehler. Vergleiche den Bescheid mit deiner Erklärung.
• Barzahlung bei Handwerkern: Barzahlungen werden nicht anerkannt.
• Kleinigkeiten weglassen: Auch kleine Posten summieren sich, besonders wenn du knapp über dem Pauschbetrag liegst.
• Fristen verpassen: Bei Pflichtveranlagung droht ein Verspätungszuschlag.

Besondere Fälle: Studierende, Azubis und Rentner

Studierende und Azubis zahlen oft gar keine Lohnsteuer, weil ihr Einkommen unter dem Grundfreibetrag liegt. Trotzdem kann eine Steuererklärung sinnvoll sein: Kosten für ein Zweitstudium oder eine zweite Ausbildung, etwa ein Master nach dem Bachelor, lassen sich als Werbungskosten angeben. Ergibt sich daraus ein Verlust, wird er als Verlustvortrag festgestellt und mindert später die Steuer, sobald du gut verdienst. Für die Erstausbildung gilt das nicht – hier sind die Kosten nur begrenzt als Sonderausgaben absetzbar.

Rentner müssen eine Steuererklärung abgeben, wenn ihre steuerpflichtigen Einkünfte über dem Grundfreibetrag liegen. Wie hoch der steuerpflichtige Teil der Rente ist, hängt vom Jahr des Rentenbeginns ab. Viele Rentner müssen keine oder nur wenig Steuer zahlen, sollten aber prüfen, ob sie zur Abgabe verpflichtet sind. Absetzen lassen sich unter anderem Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge, Handwerkerleistungen und Krankheitskosten.

Begriffe kurz erklärt

Grundfreibetrag

Einkommen bis zu dieser Höhe bleibt steuerfrei. Der Betrag wird regelmäßig angehoben.

Werbungskosten

Ausgaben, die mit deinem Job zusammenhängen, etwa Fahrtkosten oder Arbeitsmittel.

Sonderausgaben

Private Ausgaben, die der Staat steuerlich fördert, etwa Versicherungsbeiträge, Spenden oder Kirchensteuer.

Pauschbetrag

Betrag, den das Finanzamt ohne Nachweis anerkennt, etwa 1.230 € für Werbungskosten von Arbeitnehmern.

Ehegattensplitting

Berechnungsverfahren bei der Zusammenveranlagung, das Paare mit unterschiedlichen Einkommen entlastet.

Steuer-ID

Deine lebenslange elfstellige Identifikationsnummer für alle Steuerangelegenheiten.

Bestandskraft

Ein Steuerbescheid wird nach Ablauf der einmonatigen Einspruchsfrist grundsätzlich endgültig.

Häufige Fragen

Quellen: Bundesministerium der Finanzen, § 46 EStG (Pflichtveranlagung), § 149 AO (Fristen), § 152 AO (Verspätungszuschlag), § 9 und § 9a EStG (Werbungskosten, Pauschbetrag), § 10 EStG (Sonderausgaben), § 33 EStG (außergewöhnliche Belastungen), § 35a EStG (Handwerker, haushaltsnahe Dienstleistungen), Statistisches Bundesamt (durchschnittliche Erstattung). Keine Steuerberatung.